Zpracovatelský dodatek – Offdays

1. Strany a předmět

Zpracovatelem je Ing. Jiří Psota, IČO 76072266, se sídlem Zborovská 1200/6, 150 00 Praha 5 – Smíchov („zpracovatel“). Správcem je organizace, která službu Offdays používá na základě Obchodních podmínek („zákazník“).

Dodatek upravuje zpracování osobních údajů, které zákazník do služby vloží, podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Je nedílnou součástí Obchodních podmínek a zákazník jej přijímá jejich přijetím; podpis se nevyžaduje. V otázkách ochrany osobních údajů má přednost před Obchodními podmínkami.

2. Rozsah

Předmět, povaha a účel zpracování a kategorie údajů a subjektů údajů jsou v Příloze 1. Zpracování trvá po dobu užívání služby.

3. Pokyny

Zpracovatel zpracovává osobní údaje jen podle pokynů zákazníka. Těmi jsou Obchodní podmínky, tento dodatek a to, jak zákazník službu nastaví a používá. Jinak jen tehdy, ukládá-li to právo EU nebo ČR. Považuje-li pokyn za protiprávní, upozorní na to.

4. Mlčenlivost

Osoby s přístupem k osobním údajům jsou vázány mlčenlivostí.

5. Zabezpečení

Zpracovatel zabezpečuje údaje opatřeními podle čl. 32 GDPR popsanými v Příloze 2. Může je měnit, pokud se úroveň ochrany nesníží.

6. Subzpracovatelé

Zákazník souhlasí se subzpracovateli uvedenými na www.offdays.cz/subprocessors. Přidání nebo výměnu subzpracovatele zpracovatel předem zveřejní na této stránce. Zákazník proti změně může vznést námitku; pokud ji strany nevyřeší, může zákazník službu ukončit. Subzpracovatelé jsou vázáni povinnostmi ochrany údajů ve stejném rozsahu.

7. Předání mimo EHP

Osobní údaje jsou uloženy v EU (Google Cloud, region europe-west1, Belgie). Mimo EHP se předávají jen v rozsahu uvedeném v seznamu subzpracovatelů a jen se zárukou podle kapitoly V GDPR.

8. Součinnost

Zákazník vyřizuje žádosti subjektů údajů především sám funkcemi služby (úprava a deaktivace uživatelů, úprava a rušení absencí, export do XLSX). S tím, co služba sama neumí, a s povinnostmi podle čl. 32 až 36 GDPR zpracovatel zákazníkovi přiměřeně pomůže. O porušení zabezpečení osobních údajů zákazníka informuje bez zbytečného odkladu.

9. Ukončení

Do ukončení služby si zákazník může data exportovat. Po ukončení služby zpracovatel osobní údaje vymaže, pokud jejich uchování neukládá právo. Ze záloh zmizí jejich běžnou rotací.

10. Informace a audit

Zpracovatel poskytne na vyžádání informace potřebné k doložení plnění tohoto dodatku a umožní audit po předchozí dohodě a na náklady zákazníka. U subzpracovatelů audit nahrazují jejich veřejné certifikace a zprávy.

11. Závěrečná ustanovení

Odpovědnost se řídí Obchodními podmínkami. Dodatek se řídí právem České republiky. Změny dodatku zpracovatel zveřejňuje na této stránce. Při rozporu české a anglické verze má přednost česká.

Kontakt: hello@offdays.cz.

Příloha 1 – Popis zpracování

Účel a povaha

Evidence dovolené a dalších absencí zaměstnanců a externistů zákazníka, jejich schvalování, přehled nároků a zůstatků, zápis schválených absencí do sdíleného Google Kalendáře zákazníka a e-mailová upozornění ke schvalování. Zpracování zahrnuje uložení, zobrazení, úpravu, zpřístupnění uživatelům zákazníka, zápis do kalendáře, odeslání e-mailů a výmaz.

Subjekty údajů

• Zaměstnanci a externisté zákazníka, kteří službu používají nebo jsou v ní evidováni.
• Jejich nadřízení (schvalovatelé) a administrátoři služby u zákazníka.

Kategorie osobních údajů

• Identifikace a kontakt: jméno, pracovní e-mail, profilová fotka z Google účtu, jazyk aplikace, země (kvůli státním svátkům), typ spolupráce (zaměstnanec, nebo externista).
• Organizace: nadřízený, role administrátora, aktivní nebo deaktivovaný účet, datum vytvoření účtu a posledního přihlášení.
• Absence: termíny včetně půldnů, počet dní, typ absence (dovolená, nebo sick day), stav schválení, poznámka k žádosti, požadované změny a zrušení.
• Nároky: roční nárok na dovolenou, převod z minulého roku, ručně zadané čerpání, roční limit sick days.
• Technické údaje: identifikátor Google účtu a přístupové tokeny Google (OAuth), kterými služba se souhlasem uživatele čte adresář Google Workspace zákazníka.
• Údaje z adresáře Google Workspace (pokud je administrátor načte): jméno, e-mail a fotka kolegů, kteří se ještě nepřihlásili.

Zvláštní kategorie údajů

Služba neeviduje údaje o zdravotním stavu: diagnózy, pracovní neschopnost (nemocenskou) ani návštěvy lékaře. Sick day je firemní volno bez potvrzení od lékaře. U sick day se ukládá jen datum a počet dní, bez důvodu. Poznámka k žádosti je volný text; zákazník své uživatele vede k tomu, aby do ní zdravotní ani jiné citlivé údaje nepsali.

Kdo údaje u zákazníka vidí

• Všichni uživatelé zákazníka vidí v týmovém kalendáři schválené absence kolegů: jméno, fotku, termín, typ absence (dovolená, nebo sick day) a poznámku. Vidí také seznam kolegů s jejich e-maily.
• Nadřízený navíc vidí žádosti ke schválení, historii absencí a zůstatky svých podřízených.
• Administrátor vidí a spravuje údaje všech uživatelů zákazníka a může stáhnout roční přehled absencí v XLSX.
• Sdílený Google Kalendář zákazníka (pokud ho administrátor nastaví): služba do něj zapisuje události se jménem a počtem dní, u sick day s označením „Sick Day“. Poznámka se do kalendáře nezapisuje. Kdo kalendář vidí, určuje zákazník v Google Workspace.
• E-maily ke schválení dostávají nadřízení a žadatelé. Obsahují jméno, typ absence, termín a počet dní, ne poznámku.

Příloha 2 – Technická a organizační opatření

• Hosting v EU: aplikace (Google Cloud Run) i databáze (Google Cloud SQL, PostgreSQL) běží v regionu europe-west1 v Belgii. Data jsou šifrovaná při přenosu (HTTPS/TLS) i v úložišti (výchozí šifrování Google Cloud).
• Přihlášení přes Google Workspace zákazníka: přihlásit se lze jen firemním účtem Google Workspace, osobní účty Gmail služba odmítne. Offdays neukládá žádná hesla. Dvoufázové ověření a další pravidla přihlašování se řídí nastavením Google Workspace zákazníka.
• Oddělení zákazníků: každý zákazník má vlastní oddělený prostor podle své domény Google Workspace. Uživatel vidí jen data své organizace.
• Přístup podle role: zaměstnanec spravuje své žádosti, nadřízený schvaluje a vidí podrobnosti svých podřízených, administrátor spravuje celou organizaci (viz Příloha 1).
• Google Kalendář: do kalendáře se zapisuje jen jméno, termín a počet dní, u sick day označení „Sick Day“. Poznámka ani jiný důvod absence se nezapisuje.
• Přístupové klíče ke službám třetích stran jsou uložené v Google Secret Manager, ne ve zdrojovém kódu.
• Přístup provozovatele: do produkčního prostředí a databáze má přístup jen provozovatel. K datům zákazníka přistupuje jen, když je to potřeba pro provoz nebo podporu.
• Ochrana proti zneužití: omezení počtu požadavků na přihlášení a obnovu relace.
• Zálohy: databáze se zálohuje automaticky v rámci Google Cloud SQL.
• Provozní logy: technické záznamy (např. chyby, odeslané e-maily) se ukládají v Google Cloud Logging a mažou se po uplynutí jeho retenční doby.